所属各部门：

根据院办公厅《关于印发<中国科学院电子公文管理办法（试行）的通知>》（科办〔2009〕32号）文件精神，为做好研究所电子公文管理工作，特制定《中国科学院古脊椎动物与古人类研究所电子公文管理办法》，请遵照执行。本办法自发布之日起施行。

　　　　　　　　　　　　 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  二〇一〇年一月二十八日　　 

　　　　 

 

中国科学院古脊椎动物与古人类研究所电子公文管理办法

第一条 为规范中国科学院古脊椎动物与古人类研究所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据中国科学院公文管理和研究所公文管理的有关规定，制定本办法。

第二条 本办法中的电子公文，是指研究所通过ARP公文系统生成的具有规范公文体例和版式的电子数据。ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。

第三条  电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的基本原则。

第四条 中国科学院古脊椎动物与古人类研究所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》（科发办字〔2005〕373号）执行。

第五条 综合处负责全所电子公文管理。具体职责是：

（一）制定所级电子公文管理的规章制度。

（二）督促指导全所各ARP实施部门的公文系统使用，组织开展培训工作，协调解决公文系统使用中出现的问题。

（三）研究所电子公文的审核以及送达研究所的电子公文的接收。

（四）电子印章管理。

（五）研究所电子公文的归档管理。

第六条 研究所各部门负责本部门电子公文管理，具体职责是：

（一）贯彻落实研究所对电子公文管理的各项要求，严格使用公文系统。

（二）本部门电子公文的审核及送达本部门的电子公文的接收。

（三）指定专门人员负责本部门的电子公文管理工作。

第七条信息管理中心负责系统的技术支持和维护。负责ARP公文系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：

（一）协助综合处做好本单位公文系统操作和使用。

（二）协调解决公文系统使用中出现的问题。

（三）负责本单位内设机构及使用人员的权限管理。

　 

第八条 电子公文的发文办理：

（一）发文部门通过电子公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》，并按ARP公文系统设定的规范进行操作。

（二）公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文的处理工作。因故不能上网的，应通过研究所公文管理员向系统管理员提出授权，委托其他人进行公文处理。

（三）完成公文流程后，研究所公文管理员负责为电子公文加盖研究所电子印章，审核无误后方可发送。

（四）电子公文发送后，研究所公文管理员应当在1个工作日内对所发公文的接收情况进行查询，对特急公文要及时与接收方联系，发现问题要及时处理。

（五）联合发文在文件制发机关签发后，可以纸质件送其他单位会签。主送单位实施ARP公文系统的，以ARP公文系统发送；主送单位没有实施ARP公文系统的，以纸质件发送。

第九条 电子公文的收文办理：

（一）研究所公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文。每个工作日的上午、下午至少查收1次。接收电子公文后，应检查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。如有问题，应及时与发文单位联系。

（二）研究所各部门成员每个工作日的上午、下午应登陆ARP公文系统查收电子公文，并及时签收并按要求办理。对需要办理的电子公文，应将电子公文办理过程中产生的有关材料妥善保存以备归档。

 

第十条 电子公文系统中的电子印章由综合处负责管理。要求如下：

（一）ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。

（二）严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。

 

第十一条 应急管理：

（一）当ARP公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时，当事人应及时通知信息管理中心查明原因，排除故障。

（二）0.5个工作日内不能排除的故障，信息管理中心必须及时报告院办公厅，请院办公厅协调处理。

第十二条 研究所各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。

（一）使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。

（二）当使用人员调离或岗位发生变化时，由系统管理员及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。

第十三条 电子公文的归档管理按照《中科院档案管理工作标准》（科发办字〔2005〕373号）执行。

研究所电子公文归档范围和保管期限按照《中国科学院古脊椎动物与古人类研究所文书材料归档范围及保管期限表》执行。

第十四条 归档要求：

（一）办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。

（二）打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名（或盖签名章）。

（三）电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次年6月底之前归档。

（四）电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测、并由相关负责人确认后，办理移交手续。

第十五条 电子公文档案的保管和利用执行国家及中国科学院相关规定。

 

第十六条 本办法由综合处负责解释，监督与责任追究执行科办〔2009〕32号文第七章第二十一条。

第十七条  本办法中的“ARP”指中国科学院资源规划项目（Academia Resource Planning）。

第十八条 本办法自发布之日起施行。